L’Ispettorato Nazionale del Lavoro, con la nota n. 2401/2023, ha fornito chiarimenti in merito alla conservazione dei documenti attinenti ai distacchi transnazionali al fine di semplificare tali oneri amministrativi a carico dei prestatori di servizi che intendono distaccare il proprio personale nel territorio di Paesi UE diversi da quello di origine.
La normativa di riferimento
Il distacco transnazionale è disciplinato dal D.lgs. 136/2016, attuativo della Direttiva 2014/67/UE, e si verifica nei casi in cui l’impresa con sede in uno Stato membro dell’Unione Europea o in uno Stato extra UE distacca in un altro Stato membro uno o più lavoratori in favore di un’altra impresa.
Il lavoratore distaccato, dunque, è colui il quale, sebbene risulti essere abitualmente occupato in uno Stato membro, per un periodo limitato, svolge il proprio lavoro in un altro Stato.
La disciplina prevede che, per tutta la durata del distacco, continui ad intercorrere il rapporto di lavoro esistente tra il lavoratore distaccato e l’impresa distaccante. La prestazione lavorativa svolta nell’altro Stato ha durata limitata ed è svolta nell’interesse e per conto dell’impresa distaccante, sulla quale continuano a gravare i tipici obblighi del datore di lavoro (ad es. responsabilità in materia di assunzione, gestione del rapporto, adempimenti retributivi e previdenziali, nonché il potere disciplinare e di licenziamento).
L’art. 10 del D. lgs. 136/2016 prevede l’obbligo, in capo dai datori di lavoro distaccanti, di comunicare preventivamente il distacco tramite apposito modello “UNI_Distacco_UE”.
Il comma 3 del medesimo articolo, inoltre, prevede due ulteriori oneri amministrativi: anzitutto, l’impresa distaccante deve designare un referente elettivamente domiciliato in Italia incaricato di inviare e ricevere atti e documenti per proprio conto. In caso contrario, la sede dell’impresa distaccante sarà considera come il luogo dove ha sede legale, o risiede, il destinatario della prestazione di servizi.
Per quanto concerne il secondo onere, inoltre, è previsto che durante il periodo del distacco e fino a due anni dalla sua cessazione, il datore di lavoro debba conservare e predisponendone copia in lingua italiana il contratto di lavoro o altro documento contenente le informazioni sul rapporto di lavoro, i prospetti paga, i prospetti che indicano l’inizio, la fine e la durata dell’orario di lavoro giornaliero, la documentazione comprovante il pagamento delle retribuzioni o documenti equivalenti, la comunicazione pubblica di instaurazione del rapporto di lavoro o documentazione equivalente e il certificato relativo alla legislazione di sicurezza sociale applicabile (“PD A1”).
Con riguardo a questo ultimo aspetto, l’Ispettorato del Lavoro è intervenuto, con la nota in commento, precisando che l’impresa estera che distacca in Italia i lavoratori assolve all’obbligo di conservazione della documentazione di lavoro mediante la mera esibizione della stessa agli organi di vigilanza qualora ne venga fatta richiesta: senza la necessità, dunque, di conservare detta documentazione per tutto il periodo di distacco (come, invece, risulterebbe la disposizione normativa).
In proposito, viene precisato che resta ferma la necessità di consentire al personale ispettivo una verifica immediata relativa alla corretta instaurazione del rapporto di lavoro che, come indicato nella circolare n. 1/2023 dello stesso Ispettorato Nazionale di Lavoro, potrà essere dimostrata attraverso una attestazione della richiesta del documento di distacco all’Autorità di sicurezza sociale dello Stato membro di provenienza effettuata dall’impresa distaccante.
Inoltre, la medesima nota ha chiarito che il soggetto referente designato dall’impresa distaccante, al fine di interagire con le autorità competenti, non deve necessariamente essere fisicamente presente in Italia: sarà, difatti, sufficiente una domiciliazione nel territorio nazionale e, altresì, i recapiti cui far riferimento per eventuali notificazioni di atti o specifiche interlocuzioni ove dovessero essere ritenute necessarie.