Agenzia delle Entrate: istruzioni operative sulla tracciabilità delle spese di trasferta

Con la circolare n. 15/E del 22 dicembre 2025, l’Agenzia delle Entrate, nell’ottica di garantire un’uniformità di azione, ha fornito ai propri Uffici le istruzioni operative riguardanti le novità introdotte dal decreto legislativo n. 192 del 13 dicembre 2024, (“decreto delegato IRPEF”) e dalla legge n. 207 del 30 dicembre 2024 (“legge di bilancio 2025”), in materia di trasferta e missione.

Nella circolare, l’Amministrazione finanziaria richiama innanzitutto la disciplina generale delle trasferte prevista dal Testo Unico delle Imposte sui Redditi (TUIR),soffermandosipoi sulle semplificazioni introdotte dal decreto delegato IRPEF riguardanti le trasferte svolte all’interno del territorio comunale in cui è ubicata la sede di lavoro, e sul nuovo requisito di tracciabilità delle spese ai fini dell’esenzione e della deducibilità delle stesse, previsto dalla legge di bilancio 2025.

La disciplina delle trasferte contenuta nel TUIR

L’articolo 51, comma 5, del DPR n. 917 del 22 dicembre 1986, “TUIR”, disciplina il trattamento fiscale delle somme erogate al lavoratore dipendente in occasione di trasferte o missioni, intese come spostamenti temporanei dalla sede abituale di lavoro. Il trattamento fiscale di dette somme è differenziato a seconda che l’attività sia svolta all’interno o al di fuori dal territorio del comune in cui è stabilita la sede di lavoro.

Per le trasferte fuori dal territorio comunale, la normativa prevede tre sistemi alternativi di rimborso delle spese sostenute dal dipendente – forfettario, misto e analitico – ciascuno con regole specifiche in merito all’esenzione dal reddito delle indennità e delle somme erogate per vitto, alloggio, viaggio e trasporto.

Disciplina delle trasferte effettuate al di fuori del territorio comunale

Il sistema forfettario esenta – entro limiti prefissati della normativa – un’indennità giornaliera al dipendente, determinata appunto in via forfettaria, al netto delle spese di viaggio e trasporto.

In caso di erogazione dell’indennità di trasferta, i rimborsi analitici delle spese di viaggio, anche sotto forma di indennità chilometrica, e di trasporto non concorrono comunque a formare il reddito, purché corrisposti sulla base di idonea documentazione.

Il sistema misto, a differenza del forfettario, combina indennità e rimborsi analitici di vitto e/o alloggio, prevedendo a tal fine una riduzione del limite di esenzione dell’indennità giornaliera di due terzi sulla base dei rimborsi analitici riconosciuti.

Restano comunque esenti, se documentati, i rimborsi delle spese di viaggio e trasporto, compresa l’indennità chilometrica, mentre qualsiasi altra spesa aggiuntiva (ulteriore rispetto a vitto, alloggio, viaggio e trasporto) è interamente imponibile.

Il sistema analitico infine consente la totale esclusione dal reddito dei rimborsi di spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto – inclusa l’indennità chilometrica – purché debitamente documentati. Sono inoltre considerate non imponibili anche le c.d. “spese accessorie” (es. lavanderia, telefono, mance), anche non documentabili, ove analiticamente attestate dal dipendente. Il limite di esenzione per tali spese è di 15,49 euro giornalieri se sostenute in Italia, oppure 25,82 euro nei casi di trasferte all’estero. L’ importo delle spese accessorie eccedenti tali soglie, anche se analiticamente documentato, risulta imponibile.

L’Agenzia delle Entrate, con riferimento a quanto illustrato, precisa che la scelta per uno dei sistemi esposti deve essere fatta con riferimento all’intera trasferta. Non è consentito, pertanto, adottare criteri diversi per le singole giornate comprese nel periodo in cui il dipendente si trova fuori dalla sede di lavoro, ovvero nell’ambito della stessa trasferta.

Disciplina delle trasferte effettuate all’interno del territorio comunale

Con riferimento alle trasferte svolte all’interno del territorio comunale, fino al 30 dicembre 2024 la normativa prevedeva un regime particolarmente rigido: tutte le indennità e i rimborsi percepiti dal lavoratore risultavano imponibili, ad eccezione delle sole spese di trasporto comprovate da “documenti provenienti dal vettore”. Ciò comportava, tra l’altro, che i rimborsi per l’utilizzo dell’auto privata – compresa l’indennità chilometrica – fossero sempre tassati.

Il decreto delegato IRPEF, come anticipato, è intervenuto modificando la disposizione contenuta all’articolo 51 del TUIR, in un’ottica di semplificazione, sostituendo il precedente riferimento ai documenti del vettore con la più ampia formula “spese di viaggio e trasporto comprovate e documentate”. Pertanto, dal 1° gennaio 2025, i rimborsi delle spese di viaggio e trasporto per trasferte all’interno del comune della sede di lavoro, non concorrono alla formazione del reddito del dipendente se adeguatamente comprovati e documentati, a prescindere dalla fonte della documentazione. Ne consegue che in tale esenzione rientrano anche i rimborsi chilometrici derivanti dall’uso del mezzo privato, calcolati secondo le tabelle ACI, così come le spese di pedaggio e parcheggio quando giustificate da idonea documentazione (in quanto “spese di viaggio”).

Il requisito della tracciabilità delle spese

Il comma 81, art. 1, della legge di bilancio 2025, integra la disposizione del TUIR richiamata, introducendo a decorrere dal 1° gennaio 2025, un nuovo requisito per l’esenzione fiscale e previdenziale – in considerazione dell’armonizzazione dei due trattamenti – dei rimborsi delle spese sostenute in trasferta dal dipendente, attinenti a vitto, alloggio, viaggio e trasporto effettuato tramite autoservizi pubblici non di linea, come taxi e NCC.

Per beneficiare dell’esenzione dei rimborsi di tali spese, la manovra ha previsto che il pagamento effettuato dal dipendente delle stesse debba avvenire tramite strumenti “tracciabili” quali bonifico, carte di debito o credito, PagoPA o altri sistemi previsti dall’art. 23 del d.lgs. 241/1997, idonei a identificare il soggetto che effettua e quello che riceve il pagamento.

La tracciabilità diventa un requisito applicabile sia alle trasferte effettuate fuori dal comune, indipendentemente dal sistema di rimborso adottato: forfetario (con riferimento alle sole spese di viaggio e trasporto mediante taxi e NCC), misto o analitico (per le spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante taxi e NCC), sia alle trasferte all’interno del territorio comunale, per garantire la non imponibilità delle spese di viaggio e trasporto mediante taxi e NCC.

Restano esclusi dal requisito di tracciabilità, indipendentemente dal luogo di trasferta, i rimborsi relativi a mezzi di trasporto di linea (treno, bus, aereo, nave), l’indennità chilometrica, e le spese ulteriori c.d. “accessorie” nei limiti di 15,49 euro giornalieri, che rimangono non imponibili senza vincoli sulla modalità di pagamento.

La circolare ricorda inoltre quali siano gli strumenti utilizzabili come prova del pagamento tracciato (a titolo esemplificativo): ricevute delle carte di credito o di debito, copie del bollettino postale, MAV, copie dei pagamenti con PagoPA e, in via residuale, estratti conto, dai quali il lavoratore è tenuto a oscurare ogni dato non pertinente alla trasferta.

Anche i pagamenti tramite istituti di moneta elettronica (app collegate a IBAN) sono considerati tracciabili purché supportati da idonea documentazione.

Infine, l’amministrazione finanziaria richiama il decreto-legge n. 84 del 17 giugno 2025, convertito, con modificazioni, dalla legge n. 108 del 30 luglio 2025, il quale – intervenendo in corso d’anno – ha circoscritto, l’obbligo della tracciabilità delle spese sostenute alle sole trasferte o missioni in Italia, escludendo pertanto quelle effettuate all’estero, che restano detassate anche se pagate in contanti.

Tale intervento si è reso necessario per risolvere le criticità legate alle trasferte in Paesi in cui i sistemi elettronici non sono diffusi.