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22.112021

Agenzia delle Entrate: rimborsi e dematerializzazione della nota spese

Con la risposta ad interpello n. 740/2021, l’Agenzia delle Entrate ha fornito chiarimenti in merito alla dematerializzazione delle note spese prodotte dai dipendenti inviati in trasfertisti.

Nel caso di specie, l’azienda istante ha fatto presente che intende adottare una procedura di completa dematerializzazione delle note spese prodotte dai propri dipendenti trasfertisti che ne permette “la creazione, il controllo, la contabilizzazione e la conservazione in formato totalmente digitalizzato” delle note spese.

Entrando nel merito della procedura, la creazione della nota spese, unitamente alla compilazione e all’invio del report contenente i giustificativi relativi alle trasferte effettuate, è posta a carico del dipendente che può curare in autonomia l’intero processo ovvero può avvalersi di un delegato che procede per suo conto. Ciascun soggetto è dotato di apposita utenza per l’ingresso sul portale aziendale, con cui può accedere ai relativi servizi: ciascuna di queste utenze è univoca ed è associata ad una password da cambiare inderogabilmente con cadenza mensile. Successivamente l’ufficio amministrativo effettua i necessari controlli, verificando il rispetto delle regole fiscali per la deducibilità e approvando la nota spese, gli scontrini e le fatture relative alla trasferta: la procedura di contabilizzazione avviene in automatico e i documenti sono conservati elettronicamente.

Soluzione interpretativa dell’azienda istante

L’azienda istante ritiene la procedura conforme alla normativa di riferimento, consentendo la gestione elettronica delle note spese dei trasfertisti nonché la dematerializzazione e la conservazione sostitutiva delle stesse, nonché dei relativi giustificativi.

Nell’istanza, l’azienda ha osservato che la procedura garantisce la riconducibilità univoca del dipendente alle note spese attraverso un accesso sicuro e monitorabile. Inoltre, la nota spese, nascendo come documento informatico o, comunque, essendo univocamente riferibile al dipendente, non esige o presuppone la sua materializzazione su documento cartaceo, successivamente sottoscritto, né l’apposizione da parte sua di firma elettronica o digitale (che verrà però apposta, unitamente alla marca temporale, da parte del responsabile della conservazione nella fase successiva). Altresì, l’utilizzo di tale impianto limiterebbe la conservazione cartacea solo alle spese sostenute con fornitori residenti in Paesi extra-UE con i quali l’Italia non pratichi una reciproca assistenza in materia fiscale.

Risposta ad interpello

L’Agenzia delle Entrate, nel riconoscere la validità della procedura, richiama la propria consistente prassi secondo cui “qualunque documento informatico avente rilevanza fiscale – ossia qualunque documento elettronico che contiene la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti ai fini tributari […] – come le note spese che verranno poi utilizzate per la deducibilità dei relativi costi ai sensi del decreto del Presidente della Repubblica 22 dicembre 1986, n. 917 (TUIR), deve possedere, tra le altre, le caratteristiche della immodificabilità, integrità ed autenticità”.

Sul punto l’autorità fiscale precisa che “laddove tali accorgimenti siano effettivamente presenti […] nulla osta a che i documenti analogici siano sostituiti da quelli informatici sopra descritti e che la procedura sia interamente dematerializzata”.

Nella fattispecie descritta e in base a quanto riferito dall’istante, l’Agenzia delle Entrate definisce la procedura molto simile a quelle descritte nelle risposte n. 403 e n. 417 del 2019. Pertanto, a suo avviso, nulla osta all’adozione del processo ipotizzato dall’istante purché siano garantiti i requisiti di immodificabilità, integrità ed autenticità dei documenti dematerializzati (condizione non verificabile in sede di interpello).

Ciò, secondo l’Agenzia, “non solo quando la nota spese è generata direttamente dal trasfertista – mediante la procedura di accesso alla rete aziendale – ma anche quando la medesima è prodotta tramite un delegato, il quale agisce su procura, in nome e per conto del delegante, […] di cui resta traccia nel sistema stesso. Come già più volte ribadito, i giustificativi di spesa, anche se dematerializzati, devono comunque consentire la verifica dell’esistenza dei requisiti (quali inerenza, competenza e congruità) che consentono la deducibilità dei costi e l’imputabilità dei redditi in capo ai dipendenti cui viene rimborsata la spesa”.